Das Wichtigste in Kürze
Das Gesuch um Zugang zu amtlichen oder privaten Unterlagen (Formular) ist an die Stadtkanzlei zu richten (karin.fischer@stadtsursee.ch). In bestimmten Fällen ist kein schriftliches Gesuch notwendig (z. B. häufig gestellte und datenschutzrechtlich unbedenkliche Gesuche). Auskunft zum Verfahren und der Gesuchstellung beantworten die Stadtkanzlei oder das Stadtarchiv. Sie können sich an karin.fischer@stadtsursee.ch oder 041 926 90 22 wenden.

Der Kern des Öffentlichkeitsprinzips
Das Öffentlichkeitsprinzip fördert die Transparenz über den Auftrag, die Organisation und die Tätigkeit der Organe, Gremien und der Stadtverwaltung der Stadt Sursee. Es trägt zur Information der Öffentlichkeit bei, indem es den Zugang zu amtlichen Unterlagen gewährleistet. Jede Person hat Anspruch auf Zugang zu Informationen öffentlicher Organe, soweit nicht öffentliche oder private Interessen entgegenstehen und sofern sich die amtlichen Unterlagen im Besitze der Stadt befinden.

Welche rechtlichen Grundlagen gelten?
Abgebildet ist das Öffentlichkeitsprinzip hauptsächlich im Informations- und Datenschutz-Reglement der Stadt Sursee sowie in der dazugehörigen Verordnung. Das Reglement sowie die Verordnung regeln den Zugang zu amtlichen Unterlagen im Detail und zählen unter anderem die Ausnahmen auf, aufgrund derer der Zugang aufgeschoben, eingeschränkt oder verweigert werden muss oder kann.

Was umfasst das Recht auf Zugang zu amtlichen Unterlagen?
Das Recht auf Zugang zu amtlichen Unterlagen umfasst die Einsichtnahme, die Auskunft über den Inhalt oder die Ausfertigung von digitalen oder papierenen Kopien. Die Stadtkanzlei entscheidet aufgrund der Verhältnismässigkeit, wie Zugang gewährt wird. Ist eine amtliche Unterlage im Publikationsorgan oder auf der Website der Stadt veröffentlicht, so gilt der Anspruch auf Zugang als erfüllt.

An wen richte ich mein Gesuch?
Das Gesuch um Zugang zu amtlichen Unterlagen ist an die Stadtkanzlei zu richten. Die amtlichen Unterlagen und deren Verwendungszweck sind zu benennen. Das Verfahren kann in bestimmten Fällen vereinfacht werden (z. B. häufig gestellte und datenschutzrechtlich unbedenkliche Gesuche). Dies kann bedeuten, dass beispielsweise kein schriftliches Gesuch eingereicht werden muss, sondern eine mündliche Anfrage ausreicht. Die Stadtkanzlei oder das Stadtarchiv geben gerne Auskunft darüber.

Die Informationen aus den amtlichen Unterlagen dürfen gemäss Informations- und Datenschutzreglement nur zum angegebenen Zweck verwendet werden.

Wann kommen Gebühren zum Zug?
Wichtig zu beachten ist, dass der Zugang zu amtlichen Unterlagen für Betroffene ein Grundrecht darstellt und sie keine Gebühren leisten müssen. In der Verordnung wurde die gebührenfreie Zeit für Dritte auf 60 Minuten festgelegt. Dies bedeutet, dass die Aufbereitung von Unterlagen oder Auskünfte daraus bis zu einer Stunde gratis sind. Die Einsichtnahme ist immer gratis. Die Gesuchstellenden können regelmässig Auskunft über die angefallenen Kosten verlangen. Die Stadtverwaltung ist berechtigt, einen Kostenvorschuss einzufordern.

Wer beantwortet meine Fragen?
Die Stadtkanzlei oder das Stadtarchiv klären gerne Fragen im Zusammenhang mit dem Öffentlichkeitsprinzip respektive der Gesuchstellung. Sie können sich an karin.fischer@stadtsursee.ch oder 041 926 90 22 wenden.